Alle Dokumente sind grundsätzlich für alle Administratoren einsehbar und veränderbar. Wenn Ihre Praxis mehrere Administratoren hat, oder Sie zusätzlichen Personen erlauben möchten, gewisse Dokumente zu bearbeiten (aber nicht alle), dann macht diese Funktion Sinn.
Die Zusatzfunktion Dokumenten-Berechtigungen auf Etiketten muss zunächst aktiviert werden, und zwar unter Einstellungen - Funktionalitäten:
Die Schaltfläche muss eingeschaltet werden, damit diese Funktionalität zum Tragen kommt. Sobald sie gesetzt ist, kann jede Etikette mit zusätzlicher Sicherheit versehen werden, sodass nur ausgewählte Benutzer die vorgegebenen Rechte zu den Dokumenten mit der jeweiligen Etikette besitzen.
Dort kann man nur setzen, ob ein Administrator überhaupt Zugang zu den Dokumenten erhält oder diese gar nicht sehen darf.
Um eine Etikette zu schützen, muss der Schutzmechanismus auch hier aktiviert werden. Es muss nämlich nicht jede Etikette geschützt werden - grundsätzlich ist der Schutz nicht aktiv.
Gehen Sie dazu auf das Etikettenmenü und wählen Sie bearbeiten, zum Beispiel wenn Sie eine Etikette nur für Dokumente der Geschäftsleitung haben, bewegen Sie die Maus über diese Etikette und klicken auf das Kontextmenü (drei vertikale Punkte)
Es erscheint das Menü, wo Sie Bearbeiten wählen können. Im folgenden Dialog können Sie anwählen, dass diese Etikette detaillierte Zugriffsrechte besitzen soll:
Nun können Sie die Auswahl speichern.
Wenn Sie noch einmal den Kontextmenü zur Etikette aufmachen, wird eine weitere Option sichtbar:
Der Dialog, der nun aufgeht, erlaubt es, für jeden Benutzer die individuellen Rechte an den Dokumenten bei dieser Etikette zu setzen:
Nicht-Administratoren können nur Lese-Rechte erhalten, und dies ist auch nur dann wirksam, wenn ein Dokument mit dieser Etikette als Theorie-Modul zur Kenntnisnahme markiert wird. Sonst sehen Benutzer, die keine Admin Rechte haben, die Dokumente natürlich überhaupt nicht.
Für Administratoren kann man wählen, ob sie die Dokumente lesen und schreiben und löschen können, oder nur lesen und schreiben oder nur lesen. Die Rechte sind nach rechts additiv, also alle Häkchen links von einem gesetzten Häkchen sind immer auch gesetzt. Ausserdem muss mindestens ein Administrator die Rechte haben, diese Berechtigungen zu setzen.
Die eigenen Rechte kann man nicht bearbeiten.
Wenn ein Administrator keinen Lese-Zugriff hat, wird weder die Etikette noch die Dokumente mit der besagten Etikette für die Person angezeigt.
Wenn ein Administrator nur Lese-Zugriff bekommt, wird das Kontextmenü für die Etikette für diesen Benutzer nicht mehr angezeigt (die drei vertikalen Punkte erscheinen nicht, die Etikette kann nicht bearbeitet werden).
Wenn ein Administrator keine Lösch-Rechte hat, werden Optionen zum Löschen nicht angezeigt.
Gleiches Dokument, Mehrere Etiketten
Es ist natürlich möglich, dass ein Dokument mehrere Etiketten besitzt. Um es kontrolliert zu schützen, empfiehlt es sich, dass ein Dokument nur eine Etikette hat.
Aber wenn trotzdem mehrere Etiketten auf einem Dokument sinnvoll sind, und beide Etiketten Zugriffsrechte konfiguriert haben, so gilt für den Benutzer: der bestmöglichte Zugang gilt.
Also wenn für mich ein Dokument bei der einen Etikette nur als lesbar markiert ist, aber bei der anderen Etikette habe ich Lese- Schreib- und Löschrechte darauf, dann gelten die 'besseren' Rechte: Ich habe Lese- Schreib und Löschrechte.
Einfacheres Verwalten mit Gruppen
In dem Fall ist es ratsam, auch die Funktion zur Gruppenadministration zu aktivieren und die Rechte an den Etiketten an die Gruppe und nicht an den individuellen Benutzer zu vergeben. So können die Sicherheitsvorgaben anhand der Gruppen eingestellt werden, und die Benutzer nur der jeweiligen Gruppe zugeordnet werden.
Siehe dazu die Hilfeseite zum Arbeiten mit Gruppen.
